Pendahuluan
Setelah menulis buku Rekayasa Sistem dan Manajemen Sistem Pertahanan Nasional bersama Prof. Surachman Surjaatmadja (cvi + 2.280 halaman, Unhan RI Press, 2026) dan Rekayasa Sistem dan Manajemen Sistem Koperasi berdasarkan Pembelajaran Keling Kumang bersama Prof. Agus Pakpahan (sedang dalam proses penerbitan, lebih dari 1.000an halaman), saya sampai pada suatu kesimpulan: rekayasa sistem dan manajemen sistem perlu dipahami sebagai satu kesatuan.
Pertahanan nasional dan koperasi memang berbeda dalam skala, kewenangan, serta tujuan khususnya. Namun, keduanya menghadapi kebutuhan mendasar yang serupa: menetapkan tujuan, memahami masalah, merancang sistem, menggerakkan manusia dan sumber daya, mengendalikan pelaksanaan, serta memperbaiki hasil. Keduanya juga dapat mengalami masalah apabila unsur-unsur tersebut berjalan sendiri-sendiri.
Kesimpulan ini mendorong saya menulis artikel berjudul “Manajemen Tanpa Rekayasa, Rekayasa Tanpa Manajemen”. Saya ingin mengkritisi kebiasaan mengelola sesuatu tanpa cukup memahami bagaimana sistemnya bekerja. Pada saat yang sama, saya juga ingin mengkritisi kebiasaan merancang sistem atau menyediakan teknologi tanpa cukup memikirkan bagaimana semuanya akan dijalankan dan dipelihara.
Manajemen yang kehilangan pemahaman tentang sistem mudah terjebak dalam kesibukan administratif. Rekayasa yang kehilangan pemahaman tentang manajemen mudah berhenti pada rancangan yang tampak meyakinkan, tetapi sulit memberikan manfaat secara berkelanjutan. Lebih mendasar lagi, keduanya dapat kehilangan arah apabila tujuan dan target sejak awal tidak jelas.
Artikel ini menggunakan contoh ilustratif dalam sistem pertahanan nasional dan sistem koperasi di Indonesia. Contoh-contoh tersebut menjelaskan cara berpikir dan hubungan sebab-akibat, bukan menyatakan hasil audit atas lembaga tertentu. Pertanyaan pokoknya sederhana: apakah kita sungguh-sungguh membangun sistem yang mampu mencapai tujuan, atau baru mengumpulkan kegiatan, organisasi, anggaran, dan peralatan?
Mengapa Manajemen dan Rekayasa Harus Berjalan Bersama?
Manajemen membantu kita menetapkan arah, mengorganisasikan pekerjaan, mengalokasikan sumber daya, memimpin pelaksanaan, serta memeriksa hasil. Rekayasa membantu kita menerjemahkan kebutuhan menjadi rancangan sistem yang dapat bekerja, menguji pilihan, dan memperbaiki hubungan antarunsurnya.
Dalam artikel ini, rekayasa berarti perancangan dan perbaikan sistem secara sistematis. Cakupannya meliputi proses kerja, manusia, teknologi, informasi, organisasi, dan hubungan di antara semuanya.
Hubungan keduanya dapat dijelaskan melalui dua pertanyaan. Manajemen bertanya, “Apa yang hendak dicapai dan bagaimana pelaksanaannya dikelola?” Rekayasa bertanya, “Sistem seperti apa yang diperlukan agar tujuan itu dapat dicapai?” Jawaban atas pertanyaan pertama memengaruhi rancangan sistem. Sebaliknya, kemampuan dan keterbatasan sistem memengaruhi kelayakan target manajemen.
Dalam pertahanan nasional, misalnya, kebutuhan meningkatkan pengawasan wilayah harus diterjemahkan menjadi kemampuan yang jelas. Peralatan pengamatan memerlukan operator, komunikasi, prosedur pelaporan, pemeliharaan, serta unsur yang dapat menindaklanjuti informasi. Pengelolaan anggaran dan personel perlu mengikuti hubungan tersebut. Peralatan yang bekerja baik belum cukup apabila informasi terlambat diterima atau tidak ditindaklanjuti. Dalam koperasi desa, tujuan menyediakan kebutuhan anggota dengan harga wajar memerlukan sistem pembelian, penyimpanan, penjualan, pembayaran, dan pencatatan. Pengurus harus mengelola sistem itu, sementara rancangan prosesnya harus sesuai dengan kemampuan petugas dan keadaan desa.
Karena itu, manajemen dan rekayasa perlu saling mengoreksi. Target yang tidak mungkin dicapai harus diperiksa. Rancangan yang terlalu rumit untuk dijalankan juga harus diperbaiki.
Mengelola Tanpa Tujuan dan Target yang Jelas: Sebenarnya Apa yang Dikelola?
Ungkapan seperti “meningkatkan kesejahteraan”, “memperkuat pertahanan”, dan “memajukan koperasi” memberikan arah umum. Namun, ungkapan tersebut belum cukup menjadi pedoman operasional. Kita masih perlu menjawab: kesejahteraan siapa, kemampuan pertahanan yang mana, perubahan sebesar apa, dan dalam waktu berapa lama?
Tujuan menjelaskan keadaan yang ingin diwujudkan. Target menyatakan hasil yang akan dicapai, ukurannya, dan batas waktunya. Kegiatan merupakan pekerjaan untuk menghasilkan perubahan tersebut. Ketiganya berhubungan, tetapi tidak dapat dipertukarkan.
Dalam sistem pertahanan nasional, “melaksanakan latihan” merupakan kegiatan. Hasil yang diharapkan dapat berupa peningkatan kemampuan menjalankan tugas tertentu sesuai standar yang ditetapkan. Karena itu, evaluasi perlu memeriksa kemampuan peserta sebelum dan sesudah latihan, kesalahan yang masih terjadi, serta tindak lanjut perbaikannya. Jumlah latihan saja belum menjelaskan tingkat kemampuan.
Dalam koperasi, “membuka gerai” juga merupakan kegiatan. Manfaatnya perlu diterjemahkan menjadi sasaran yang relevan, seperti ketersediaan barang yang dibutuhkan anggota, ketepatan pelayanan, dan kesehatan arus kas.
Sebagai ilustrasi, koperasi dapat menetapkan bahwa dalam enam bulan, 90 persen pesanan anggota dipenuhi sesuai waktu yang dijanjikan. Angka tersebut merupakan contoh target yang harus disesuaikan dengan kondisi awal dan kemampuan koperasi. Target kemudian menjadi dasar menentukan kebutuhan stok, pemasok, petugas, dan modal kerja.
Tanpa tujuan dan target yang jelas, organisasi akan kesulitan membedakan kemajuan dari kesibukan. Anggaran habis dapat dilaporkan sebagai penyelesaian pekerjaan, padahal perubahan yang hendak dicapai belum diperiksa.
Pandai Mengelola, tetapi Tidak Memahami Cara Kerjanya?
Seorang pengelola dapat terampil memimpin rapat, menyusun laporan, membagi tugas, dan menagih hasil. Namun, keterampilan tersebut perlu disertai pemahaman tentang proses yang menghasilkan kinerja.
Hasil muncul melalui suatu sistem kerja. Apabila hasil buruk, pengelola perlu menelusuri hubungan antara kebutuhan, proses, sumber daya, keputusan, dan kondisi pelaksanaan. Menambah tekanan kepada pelaksana belum tentu menyelesaikan penyebab masalah.
Dalam pertahanan nasional, misalnya, kesiapan suatu peralatan dapat terganggu karena suku cadang terlambat tersedia. Perintah meningkatkan kesiapan perlu disertai pemeriksaan terhadap perencanaan kebutuhan, persediaan, pengadaan, kemampuan teknisi, serta jadwal pemeliharaan. Apabila hambatan utamanya adalah waktu pengadaan yang panjang, menuntut teknisi bekerja lebih keras tidak akan menyediakan komponen yang belum datang.
Dalam koperasi desa, penjualan yang rendah dapat berkaitan dengan barang yang tidak sesuai kebutuhan anggota, harga kurang bersaing, jam pelayanan tidak tepat, atau stok yang sering kosong. Memarahi petugas penjualan tanpa memeriksa faktor-faktor tersebut dapat memperburuk suasana kerja tanpa memperbaiki pelayanan.
Pengurus perlu mengikuti alur barang dan uang: dari pemilihan pemasok, pembelian, penerimaan, penyimpanan, penjualan, sampai pencatatan dan penyetoran. Dari sana, mereka dapat mengetahui di mana keterlambatan, kehilangan, atau kesalahan terjadi.
Memahami cara kerja sistem tidak berarti pimpinan harus mengerjakan setiap tugas teknis. Pimpinan perlu memahami hubungan penting yang menentukan hasil, mengetahui data apa yang harus diperiksa, dan melibatkan orang yang memiliki keahlian relevan.
Mengelola Tanpa Memahami Sistem, Merekayasa Tanpa Memahami Tujuan
Dua kekeliruan dapat muncul dari arah yang berlawanan. Manajemen menetapkan tuntutan tanpa memahami kemampuan sistem, sementara perekayasa menyusun rancangan tanpa memahami kebutuhan pengguna dan tujuan organisasi.
Pada sisi manajemen, target dapat diberikan tanpa dukungan sumber daya atau perubahan proses. Pada sisi rekayasa, kecanggihan dapat menjadi daya tarik utama, sementara manfaat operasionalnya belum jelas.
Dalam pertahanan nasional, kebutuhan melindungi wilayah tertentu harus mendahului pemilihan sarana. Kondisi geografis, jenis tugas, kemampuan personel, komunikasi, logistik, dan pemeliharaan perlu menjadi pertimbangan. Rancangan yang sesuai untuk suatu kondisi belum tentu sesuai untuk kondisi lainnya.
Peralatan berkemampuan tinggi juga menuntut dukungan tertentu. Apabila kebutuhan energi, fasilitas pemeliharaan, pelatihan, dan suku cadangnya melampaui kemampuan dukungan yang tersedia, manfaatnya dapat berkurang. Di sinilah tujuan operasional dan kelayakan pengelolaan harus membimbing pilihan teknis.
Dalam koperasi, aplikasi digital dapat mempermudah transaksi dan pencatatan. Namun, rancangan aplikasi harus berangkat dari pekerjaan yang perlu diselesaikan. Petugas membutuhkan alur yang mudah dipahami, anggota membutuhkan pelayanan yang dapat diakses, dan pengurus membutuhkan informasi yang dapat dipercaya.
Apabila aplikasi terlalu rumit, koneksi tidak memadai, atau tidak ada petugas pendamping, pencatatan dapat kembali dilakukan secara terpisah. Akibatnya, pekerjaan bertambah dan data berbeda-beda.
Teknologi memberikan manfaat ketika sesuai dengan kebutuhan dan dapat digunakan secara konsisten. Tujuan yang jelas membantu kita memilih teknologi yang tepat sekaligus menolak kerumitan yang tidak diperlukan.
Ketika Manajemen Terpisah dari Rekayasa: Mengapa Banyak Program Gagal?
Pemisahan manajemen dan rekayasa dapat menciptakan celah antara perencanaan, pengadaan, penggunaan, dan pemeliharaan. Setiap bagian merasa telah menyelesaikan tugasnya, sementara hasil keseluruhan belum terwujud.
Bagian perencanaan menyatakan dokumen selesai. Bagian pengadaan menyatakan barang diterima. Bagian pelatihan menyatakan peserta telah dilatih. Namun, siapa yang memastikan bahwa seluruh hasil pekerjaan tersebut dapat digunakan bersama untuk mencapai tujuan?
Dalam sistem pertahanan nasional, suatu fasilitas dapat selesai dibangun, tetapi pemanfaatannya masih memerlukan peralatan pendukung, personel, prosedur, dan biaya operasi. Apabila kebutuhan tersebut tidak disiapkan secara terpadu, penyelesaian bangunan belum menghasilkan kemampuan yang diharapkan.
Dalam koperasi, gerai dapat diresmikan sebelum pemasok, modal kerja, pengendalian persediaan, dan sistem pencatatan siap. Pada awalnya gerai tampak aktif. Beberapa bulan kemudian, barang tertentu menumpuk, barang yang dicari anggota justru kosong, dan kas mulai terganggu.
Kegagalan seperti itu perlu ditelusuri sejak perumusan masalah. Apakah kebutuhan telah dipahami? Apakah alternatif telah dibandingkan? Apakah hubungan antarpekerjaan telah dirancang? Apakah tanggung jawab atas hasil keseluruhan sudah jelas?
Pemisahan manajemen dan rekayasa tentu bukan satu-satunya penyebab kegagalan. Penyimpangan, perubahan lingkungan, keterbatasan pendanaan, dan faktor lain juga harus diperiksa berdasarkan bukti. Namun, pemeriksaan yang hanya mencari kesalahan orang terakhir sering mengabaikan kelemahan rancangan dan keputusan sebelumnya.
Program perlu dinilai melalui kemampuan sistem menghasilkan manfaat, disertai pemeriksaan atas mutu, biaya, waktu, dan risikonya.
Koperasi: Membangun Organisasi atau Membangun Sistem Usaha Bersama?
Koperasi membutuhkan organisasi yang sah dan tata kelola yang jelas. Namun, kehidupan koperasi juga bergantung pada hubungan ekonomi dan sosial yang bekerja di antara para anggotanya.
Dalam pertahanan nasional, pembentukan organisasi dan penetapan jabatan perlu disertai kesiapan menjalankan tugas. Orang-orang yang ditempatkan dalam satu struktur belum otomatis dapat bekerja terpadu. Mereka memerlukan pembagian peran, prosedur, komunikasi, latihan, serta dukungan sumber daya.
Logika serupa berlaku pada koperasi. Badan hukum, pengurus, pengawas, dan kantor memberikan dasar kelembagaan. Agar usaha berjalan, koperasi perlu memahami kebutuhan anggota dan merancang cara memenuhi kebutuhan tersebut secara layak.
Sebagai ilustrasi, koperasi petani ingin membantu pemasaran hasil panen. Sistemnya perlu mencakup kesepakatan mutu, perkiraan volume, jadwal panen, pengumpulan, penyimpanan, pengangkutan, pembeli, serta pembayaran kepada anggota. Harga jual yang baik akan sulit dipertahankan apabila mutu tidak konsisten atau pengiriman terlambat.
Manajemen bertugas menjaga kesepakatan dan mengendalikan pelaksanaan. Rekayasa sistem membantu menyusun proses agar mutu, waktu, biaya, dan informasi dapat dikendalikan.
Kepercayaan anggota pun memerlukan bukti nyata. Anggota perlu mengetahui cara harga ditetapkan, hasil penimbangan dicatat, pembayaran dilakukan, dan keluhan diselesaikan. Nilai kebersamaan menjadi lebih kuat ketika diwujudkan dalam prosedur yang adil dan dapat diperiksa.
Karena itu, keberhasilan koperasi perlu dilihat dari manfaat usaha bersama yang dirasakan anggota serta kemampuan koperasi mempertahankan pelayanan dan kesehatan usahanya.
Pertahanan Nasional: Membeli Peralatan atau Membangun Kemampuan?
Pertahanan nasional membutuhkan kemampuan menjalankan misi. Peralatan merupakan salah satu unsur pembentuk kemampuan tersebut, bersama manusia, organisasi, prosedur, informasi, infrastruktur, dan dukungan logistik.
Misalnya, kemampuan mendeteksi suatu kejadian perlu dihubungkan dengan kemampuan menilai informasi, mengambil keputusan, dan memberikan respons. Apabila salah satu hubungan terputus, keseluruhan kinerja dapat melemah meskipun sebagian peralatannya berfungsi baik.
Karena itu, pilihan pengadaan perlu mempertimbangkan biaya sepanjang masa pakai: pembelian, pengoperasian, pelatihan, pemeliharaan, pembaruan, sampai pengakhiran penggunaan. Pilihan dengan harga awal lebih rendah belum tentu memiliki biaya keseluruhan lebih rendah atau memberikan manfaat yang lebih sesuai.
Dalam koperasi, prinsip yang sama berlaku ketika membeli kendaraan, mesin pengolahan, atau fasilitas pendingin. Koperasi perlu menghitung volume pekerjaan, pendapatan yang mungkin diperoleh, biaya energi, operator, perawatan, dan risiko kerusakan.
Sebagai ilustrasi, mesin pengolahan hasil pertanian memerlukan pasokan bahan baku dan pembeli hasil olahan. Jika bahan baku hanya tersedia sebentar, kapasitas mesin dapat menganggur. Jika pembeli belum jelas, peningkatan produksi justru dapat menambah persediaan yang sulit dijual.
Baik dalam pertahanan maupun koperasi, keputusan perlu dimulai dari kebutuhan kemampuan. Sesudah itu, alternatif sarana dibandingkan berdasarkan manfaat, kelayakan, risiko, serta biaya keseluruhan.
Pertanyaan “alat apa yang akan dibeli?” seharusnya muncul setelah kita menjawab “kemampuan apa yang dibutuhkan dan bagaimana kemampuan itu akan dijalankan?”
Menyatukan Tujuan, Rancangan Sistem, Pelaksanaan, dan Perbaikan
Penyatuan manajemen dan rekayasa dapat dimulai melalui kebiasaan kerja yang sederhana, tetapi disiplin.
Pertama, rumuskan masalah dengan bukti. Jelaskan kondisi saat ini, kondisi yang diharapkan, dan kesenjangannya. Dalam pertahanan nasional, keterlambatan dukungan logistik perlu diperjelas: dukungan apa, terlambat di tahap mana, seberapa sering, dan apa akibatnya? Dalam koperasi, keluhan tentang pelayanan perlu diterjemahkan menjadi data pesanan, waktu pemenuhan, kesalahan, atau barang kosong.
Kedua, tetapkan tujuan dan target yang relevan. Ukuran keberhasilan harus membantu menilai manfaat. Pertahanan membutuhkan ukuran yang terkait dengan kemampuan menjalankan tugas. Koperasi membutuhkan ukuran yang terkait dengan pelayanan anggota dan kesehatan usaha.
Ketiga, rancang hubungan antarunsur. Tentukan siapa mengerjakan apa, informasi apa yang diperlukan, sumber daya apa yang tersedia, serta bagaimana pekerjaan diserahkan kepada bagian berikutnya. Pada tahap ini, pengalaman pelaksana dan pengguna sangat penting.
Keempat, bandingkan alternatif sebelum mengambil keputusan. Dalam pertahanan, masalah dukungan mungkin memerlukan perbaikan persediaan, prosedur, atau kemampuan pemeliharaan. Dalam koperasi, kekosongan barang mungkin dapat dikurangi melalui perubahan jadwal pemesanan atau kesepakatan pemasok. Pembelian tambahan perlu didasarkan pada penyebab masalah.
Kelima, laksanakan, periksa, dan perbaiki melalui siklus perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, serta tindakan perbaikan atau PDCA (Plan-Do-Check-Act). Pemeriksaan harus menghasilkan pembelajaran yang digunakan untuk mengubah keputusan dan proses.
Sebagai contoh, koperasi menguji jadwal pemesanan baru selama satu bulan, lalu memeriksa ketersediaan barang dan arus kas. Dalam pertahanan, perubahan prosedur dukungan dapat diuji melalui latihan sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku, lalu dinilai pengaruhnya terhadap pelaksanaan tugas.
Dengan cara ini, manajemen memperoleh dasar keputusan yang lebih kuat, sementara rekayasa memperoleh umpan balik dari penggunaan nyata.
Penutup: Memahami Hubungan sebelum Menuntut Hasil
Manajemen tanpa pemahaman rekayasa berisiko menuntut hasil tanpa memahami bagaimana hasil itu dihasilkan. Rekayasa tanpa pemahaman manajemen berisiko menghasilkan rancangan yang tidak memperoleh dukungan pelaksanaan dan pemeliharaan yang memadai.
Dalam pertahanan nasional, hubungan keduanya terlihat pada usaha mengubah kebutuhan menjadi kemampuan yang siap digunakan. Dalam koperasi Indonesia, hubungan keduanya terlihat pada usaha mengubah kebersamaan anggota menjadi pelayanan dan kegiatan ekonomi yang dapat dipercaya.
Setiap manajer tidak harus menguasai seluruh pekerjaan teknis. Setiap perekayasa juga tidak harus menguasai seluruh bidang manajemen. Namun, keduanya perlu memahami keterkaitan tujuan, manusia, proses, teknologi, biaya, risiko, dan hasil. Mereka juga perlu bersedia mendengar, memeriksa bukti, serta mengoreksi keputusan.
Kita patut mempertanyakan pengelolaan yang tidak memiliki tujuan dan target yang jelas. Kita juga patut mempertanyakan rancangan yang tidak menjawab kebutuhan, pengadaan yang tidak disertai kesiapan penggunaan, serta laporan keberhasilan yang tidak memperlihatkan manfaat.
Pada akhirnya, kemampuan membangun sistem ditunjukkan melalui keselarasan antara apa yang ingin dicapai, bagaimana sistem dirancang, bagaimana pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana hasilnya diperbaiki.
Sebelum menuntut hasil yang lebih baik, kita perlu memastikan bahwa sistem yang kita rancang dan kelola memang mampu menghasilkan perbaikan tersebut.
Salam SUCCESS!
Oleh: Vincent Gaspersz
Penulis adalah Ahli Rekayasa Sistem dan Manajemen Sistem, Lean Six Sigma Master Black Belt & Certified Management Systems Lead Specialist, serta Anggota Senior Institute of Industrial and Systems Engineers (IISE), No. 880194630
